現場には、以下のように様々な業務があります。
- 日常のルーチンワーク
- PDCAサイクルに落し込んだ業務
- 割り込み業務
- その他の業務
これらの業務を「仕事を効率良くする7つの法則」の方法で順次こなして居たのですが、それもマネージャー職になるとなかなか効率よくこなす事が出来なくなりました。
そこで、先輩から教えてもらったのが緊急度と重要度のマトリクスで仕分ける方法です。
マトリクスで仕分ける方法
仕分け方は、至って簡単です。 A4ノートでもコピー用紙でも構いませんので、紙の真ん中に横方向に緊急度の矢印を引きます。更に紙の真ん中に縦方向に重要度の矢印を引きます。たったこれだけです。
そして、このフォーマットに全ての業務を仕分けします。紙の上なので微妙なものは、線上に書いても構いません。自分ひとりで、書き出しても良いですし、グループメンバー全員で書き出しても良いでしょう。
グループメンバー全員でやった場合には、メンバー間のギャップを埋めると言う2次的な効果もあります。
仕分けが終わった頃には、以下のように問題が整理がされています。
- 時間を掛けてやるべき業務とは何か?
- どんな業務に時間を割かれているか?
では、次に何から業務をこなして行くべきかを決めます。
仕分けが終わったら確認してください。
【記入例】
緊急かつ重要な業務
紙の右上の部分になります。日々こなしている業務が書いてあると思います。
しかし、あまりにも多い場合は、オーバーワークです。他部署との話し合いや人員増強などを考えるべきです。
決断をするのがマネージャーの務めだと教わりました。
重要度は低いが緊急度が高い業務
紙の左上の部分になります。割り込みの業務やその他の業務が書いてあると思います。ここに多くの時間を割いているようなら問題です。思い切って、ルール化したり逆にルールの廃止をしてしまうのも手です。
効率化に気を配るのがマネージャーの務めだと教わりました。
業務をこなす方法
一番重要なのは、「緊急度が低い重要な業務」です。
まず、なにが何でもここの業務を整理する時間を最優先しないと、日々の多忙な業務サイクルから抜け出すことが難しいです。
そして、次に「重要度は低いが緊急度が高い業務」「緊急度も重要度も低い業務」を整理・廃止します。
最後に「緊急かつ重要な業務」。なぜここの業務が多くなってしまうのか、という根本的な問題を把握し、解決策を見出します。もちろん、ここの業務の効率化も重要です。
もう一度「仕事を効率良くする7つの法則」に振り返って、不のスパイラルから脱するようにしましょう。
1ヵ月後、1年後に仕分けをしたら、同じ業務が同じように仕分けられていたら何も進歩していない証拠です。
2014/11/17 15:29