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仕事を効率良くする7つの法則

西新宿ドットネットの役員の方から教えてもらいました。

早起きをする

15分で良いので、いつもより早く起きる。
電車の遅延による遅刻が解消できたり、新聞やTVやネットの情報にじっくりと目を通せたり、しっかり朝食をとることができます。何をするにも余裕ができて、あわてることがなくなります。

計画を立てる

仕事をプライオリティ順に並べる。そして、並べたとおりに仕事を進めていく。
プライオリティは重要性や優先度のこと。重要性を考えずに流れ作業的に進めていくと効率よく仕事をこなすことができません。些細な事柄で無駄な時間を使ってしまう事を回避できます。
無計画な作業は、無駄が多い。

同じようなタスクは、一度に処理する

人間の脳はコンピュータとは異なり、マルチタスク化すると効率を落とすばかり。
メールの整理、ファイルの整理、書類の整理など、その都度こなすのではなく、まとめて、一度に処理することが重要です。
特にメールのチェックと返信は、10分おきとか30分おきとせずに、1日、多くとも3~4回くらいにまとめてすると効率が良いです。

やりたい事は最初に計画に入れる

日常的な仕事ではなく、所謂「ビックプロジェクト」をしたいと考えている人は多い。けれども、時間がないからなかなか実践できない。
時間が無いなら、最初に時間を作ってしまう。
最初に「ビックプロジェクト」の計画があるので、日常的な仕事との調整から始める。
意外とやりくりすれば時間は創れるものです。

マルチタスクは避ける

色々なことを同時にしていると、なんとなく、凄く働いているような満足感に浸れます。
しかし、人間の脳はタスクの切替に時間が掛かるので、効率が悪い。同じような仕事は、一度にまとめて片付けた方が効率良いです。

集中して作業をする

何か仕事をしている時は、意図的にその仕事に集中する。
定期的にメールのチェックをするなど、集中力を妨げる行為は避ける。

定時退社をする

就業時間中に仕事を終え、定時退社を心がける。
就業時間内に終えられない仕事は、翌朝、早めに出社して、その時間で処理する。
就業時間後のエンドレスな時間で処理するより、朝の決めた時間内で処理する方がより、効率的に作業が進む。

2010/08/05 16:48